L’un des problèmes les plus récurrents en entreprise est la gestion des documents et des données. En effet, les méthodes traditionnelles de gestion de la paperasse n’ont jamais pu apporter une entière satisfaction aux responsables.
De fait, il n’est pas rare d’assister tantôt à des pertes de données, tantôt à des informations erronées. Mais grâce à l’avènement du digital en entreprise, il est désormais possible d’automatiser la gestion de ces documents. Alors, pour en savoir plus sur ce système, découvrez ici tout l’intérêt que vous avez en optant pour une gestion électronique des Documents.
Pour une meilleure gestion de la clientèle
Au prime abord, la Gestion électronique des Documents a pour avantage l’optimisation de la gestion de la clientèle. En effet, vous pouvez facilement intégrer l’outil au système de facturation, afin d’assurer un envoi et une classification automatique des factures.
En retour, le client peut à travers le circuit d’acquiescement, approuver la réception du document. Ce qui est intéressant à ce niveau, c’est que cette opération peut être exécutée simplement via un smartphone ou une tablette. Ainsi, les factures sont systématiquement classées, puis envoyées vers la comptabilité, avant d’être archivées.
Grâce à cet outil numérique, vous gagnez donc du temps et minimisez les risques de perte de données ou d’informations. En cas de besoin, vous retrouvez aussi tous vos échanges (avec le client) en quelques clics seulement.
Pour optimiser les relations avec les fournisseurs
De façon annuelle, une entreprise traite en moyenne 500 factures venant de ses fournisseurs. Ce qui représente une dépense assez importante, car il faut prévoir au moins 14 euros pour le traitement d’une seule facture.
Par ailleurs, l’entreprise devra aussi faire face au traitement des factures clients. Au final, la part du budget consacrée au traitement des factures devient assez pesante sur la comptabilité générale.
A contrario, la dématérialisation des dossiers fournisseurs permet d’optimiser ce volet de votre activité. De façon concrète, la GED favorise le regroupement des dossiers en espace virtuel accessible à tous. Ensuite, leur classement et leur cryptage se feront de façon automatique. Par conséquent, leur partage et exploitation deviennent aisés, aussi bien pour vous que pour vos collaborateurs.
D’un autre côté, il est également possible d’intégrer une signature électronique, qui facilitera les échanges de documents importants avec vos clients. Selon vos convenances et l’urgence du moment, ces pièces pourraient donc être transmises par mail, via un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
En somme, la Gestion Electronique des Documents simplifie et active les process en entreprise. Facilement et en temps réel, l’équipe est informée au fur et à mesure de l’avancement des dossiers. Ce qui constitue quand même un grand avantage pour les opérations d’échange de documents entre collaborateurs et fournisseurs.
Pour une meilleure gestion de la paperasse au département des ressources humaines
En entreprise, le département des Ressources humaines fait partie des services ayant généralement un stock important de documents. Et pour cause, il doit gérer les contrats de travail, les EP, les EAE, et bien d’autres données relatives à chaque employé. Or, avec un système GED, la gestion de tous ces documents sera simplifiée, car le travail aurait été fait de façon numérique.
Par ailleurs, l’outil permet d’optimiser le traitement des dossiers lorsque vous le paramétrez objectivement. Par exemple, vous pourriez mettre une alerte pour signaler les fins de contrat, les arrêts maladie, les dossiers incomplets, etc.
