La dématérialisation des documents gagne de plus en plus de terrain dans de nombreux secteurs d’activité. C’est devenu un incontournable dans la gestion des documents. Aujourd’hui, grâce à la Loi Travail du 8 août 2016, les entreprises sont désormais autorisées à rendre le bulletin de paie électronique sans l’accord du salarié. C’est une démarche qui présente plusieurs caractéristiques telles que l’accessibilité et la disponibilité en tout temps. Mais quels sont les avantages d’une fiche de paie numérique ?
La dématérialisation permet un énorme gain de temps aux équipes
L’un des avantages majeurs du bulletin de salaire en ligne est le gain de temps qu’il offre à toutes les équipes. En effet, cette numérisation de la fiche de paie permet d’éliminer les tâches fastidieuses et chronophages en rapport avec la gestion du courrier (impression, mise sous pli et d’affranchissement). Ainsi, grâce à la dématérialisation, les bulletins de paie sont directement envoyés dans le coffre-fort numérique du salarié. C’est en fait une stratégie qui permet d’éliminer toutes les étapes d’envoi, de stockage et d’archivage des fiches de paie. Il faut donc retenir que la numérisation du bulletin de paie rend fluide et rationnel le processus et permet d’améliorer la productivité du chargé des RH.
La dématérialisation du bulletin de paie permet de réduire certains coûts
Comme tout document électronique, le bulletin de paie numérique offre à l’entreprise de conséquentes économies financières. En effet, il permet d’éviter l’impression, l’affranchissement et la mise sous pli des documents et donc de réduire les dépenses en termes de fournitures et de consommables (papiers, timbres, enveloppes, encres…). Selon les études, le coût de la dématérialisation du bulletin de paie est inférieur à 0,50 €, un important avantage financier quand on sait que le timbre seul coute 0,88 €. Et ce n’est pas tout ! Avec la numérisation de la fiche de paie, les coûts d’archivage des documents sont également réduits, car la trace de ces bulletins est conservée sous forme électronique.
La dématérialisation des bulletins de paie permet de sécuriser les données
Il y a une réglementation qui encadre la numérisation des bulletins de paie. En optant donc pour ce choix, l’entreprise s’assure de se conformer aux normes en vigueur : la garantie d’authenticité de la fiche, le dépôt et l’archivage des fiches de paie dans un espace individuel bien sécurisé et l’inaltération desdits documents. Aussi, faut-il noter que grâce à ce processus, l’entreprise s’assure de la traçabilité des données et de leur conformité par rapport à la réglementation sur la protection des données.
De même, la fiche de paie dématérialisée offre plus de sécurité, car elle est généralement envoyée en version PDF dans un coffre-fort numérique ou dans un espace sécurisé de conservation. Seul le salarié peut accéder à cet espace. Notez que le coffre-fort numérique n’est pas un simple archivage sur un disque ou serveur de l’entreprise, car ces moyens ne permettent pas une bonne accessibilité et une lisibilité du document à l’employé.
