Un scanner de documents est un périphérique d’ordinateur conçu pour numériser des documents et des supports papier afin d’en créer une copie électronique. Les documents peuvent être stockés dans de nombreux formats de fichiers différents, notamment PDF, JPEG et TIFF. Un scanner de documents est également connu sous le nom de scanner à feuilles et parfois de scanner de livres.
Numériser pour pour aider à se débarrasser d’un tas de papier
La numérisation des documents papier est un bon moyen de se passer de papier. La numérisation est le premier pas vers la dématérialisation.
Nombreux sont ceux qui, lorsqu’ils doivent faire face à une pile de papier, se contentent de la jeter et de créer une pile encore plus grande. Un scanner de documents peut vous aider à éviter ce problème. En numérisant vos documents, vous les rendez plus accessibles et plus faciles à utiliser. La numérisation est écologique car elle ne crée pas de déchets supplémentaires. Elle réduit également l’encombrement de votre maison ou de votre bureau en éliminant le besoin de copies physiques de vos documents importants (et protège souvent ces copies physiques contre les dommages).
Enfin, si vous stockez tous vos fichiers numériques sur un disque dur externe ou un service de stockage en nuage comme Dropbox ou Google Drive, vous n’aurez plus à vous soucier de manquer d’espace nulle part non plus !
Numériser pour organiser des fichiers
Vous serez peut-être surpris d’apprendre que le scanner de documents peut faire plus que simplement copier des documents. En fait, il s’agit de l’un des investissements en matériel de bureau les plus polyvalents que vous puissiez faire si vous cherchez un moyen d’organiser vos fichiers.
Un scanner de documents vous permet de stocker des fichiers sous forme numérique et de les retrouver rapidement en cas de besoin. Vous pouvez rechercher des documents spécifiques en fonction de leur nom de fichier ou d’autres métadonnées, telles que la date de création, l’auteur et les mots-clés. Il est ainsi facile de retrouver des informations essentielles sans devoir passer du temps à fouiller dans des boîtes de vieux documents dans une salle de stockage ou un classeur.
En plus de faciliter l’accès à vos documents sur demande, l’utilisation d’un scanner de documents permet également aux autres personnes disposant de droits d’accès (comme les collègues) d’accéder à ces mêmes fichiers à partir de leurs propres ordinateurs, que ceux-ci soient situés dans un autre quartier de la ville ou à l’autre bout du monde !
Conclusion
Vous pouvez stocker des documents sur un disque dur ou dans le nuage. Les avantages du stockage de documents sous forme numérique sont les suivants :
- un coût de stockage moins élevé
- un accès plus rapide aux documents
- partage et collaboration aisés entre les membres de l’équipe
Quels que soient vos besoins, l’utilisation d’un scanner est la meilleure solution. La numérisation est plus rapide et plus facile que jamais, et les progrès de la technologie l’ont rendue beaucoup plus abordable. Vous pouvez même vous procurer un scanner de poche qui vous permet de numériser des documents partout où vous en avez besoin.
