La numérotation de documents, la validation d’un projet, la certification d’un outil professionnel, nombreuses sont les utilisations du tampon encreur dans le milieu professionnel. Qu’il soit physique ou numérique, il offre un gain de temps considérable pour les travailleurs d’une entreprise et les libéraux.
Cependant, nombreux sont les professionnels qui ignorent les lois qui régissent l’utilisation de ce type de tampons. Après la lecture de cet article, vous saurez tout ce qu’il y a à savoir sur la législation des tampons encreurs numériques et leurs prédécesseurs physiques.
Qu’est-ce qu’un tampon encreur ?
Outil essentiel pour les travailleurs indépendants, le tampon encreur personnalisable, dont vous pouvez voir des exemples sur le site d’Otypo, est un véritable facilitateur dans la classification des documents. Il permet de les signer, les dater et les valider sans devoir rédiger un seul mot.
Que vous soyez dans une entreprise ou à la tête de votre propre cabinet, l’usage d’un tampon encreur vous est probablement familier. Et saviez-vous que même dans le domaine du tampon encreur, une version numérique commence à émerger? Elle offre la possibilité d’imprimer les mentions directement sur vos documents. Bien que notre expertise réside dans les tampons physiques, nous observons que cette version numérique gagne en popularité dans le milieu professionnel.
Quelle est l’utilité du tampon encreur ?
Beaucoup se demandent encore à quoi sert le tampon encreur. Pour répondre à cette question, il faut se tourner vers les documents qu’il signe.
Selon le type de document que vous utilisez dans votre milieu de travail, plusieurs types de tampons encreurs peuvent vous servir :
- Le tampon encreur de datation : il s’agit d’un outil qui permet de dater les documents au moment de leur validation ou leur impression ;
- Le tampon encreur professionnel : cet outil est indispensable pour tout travailleur d’entreprise ou libéral. Il contient toutes les informations que les clients doivent connaître sur ce dernier ainsi que les mentions juridiques nécessaires dans l’exercice de sa fonction.
Tampon encreur numérique
L’évolution du monde du travail vers la numérisation des données a imposé la modernisation des outils. Dans ce sens, les tampons encreurs sont passés de tampons physiques à des tampons numériques imprimables avec les documents.
La différence entre les tampons physiques et numériques est claire. Les premiers sont utilisés manuellement pour la validation de documents tandis que les seconds sont directement imprimés sur papier.
L’avantage principal du tampon numérique est qu’il peut être imprimé partout, tant que vous disposez de sa copie.
Législation des tampons encreurs
L’utilisation des tampons encreurs n’est régulée par aucune législation particulière. De ce fait, ils sont dénués de valeur tant qu’ils ne sont pas accompagnés de la signature de leur propriétaire.
Les documents imprimés avec un tampon encreur numérique sont aussi sans valeur juridique s’ils ne sont pas signés par le professionnel qui les a émis.
Toutefois, certaines mentions obligatoires doivent figurer sur un tampon professionnel. Ces dernières sont :
- Le nom du professionnel ou de l’entreprise ;
- Le titre du professionnel ou de l’entreprise émettrice ;
- L’adresse (siège social) de l’entreprise ou du cabinet du travailleur libéral ;
- Le capital de l’entreprise ;
- Le code SIRET du professionnel ou le numéro de TVA de l’entreprise ;
- Les coordonnées pour contacter le professionnel (numéro de téléphone, adresse mail…).
Cependant, les mentions légales qui figurent sur le tampon encreur ne sont pas fixes. Elles sont différentes d’une profession à une autre et d’une entreprise à une autre.
Tampon encreur numérique de cabinet
Les médecins, les kinés et les avocats sont les principaux professionnels qui utilisent des tampons encreurs de cabinet. Ces modèles réduits contiennent toutes les informations nécessaires pour remonter à l’émetteur d’un document officiel tel qu’une lettre de réclamation juridique, une ordonnance ou un compte rendu médical.
Mais, les tampons encreurs numériques de cabinet ne sont pas encore très répandus. Cela s’explique par l’aspect pratique du tampon encreur manuel qui peut être transposé sur toutes les surfaces, sans avoir à passer par une imprimante.
Tampon encreur numérique d’entreprise
Dans le milieu de l’entrepreneuriat, les tampons encreurs numériques connaissent une prolifération intéressante. Cela revient au gain de temps qu’ils confèrent aux travailleurs de bureau lors de l’émission de documents professionnels.
Il n’est plus nécessaire d’utiliser un outil manuel pour transposer les informations juridiques d’une entreprise sur un papier officiel. Il suffit de sélectionner le tampon encreur numérique et de l’imprimer directement avec le document.
En plus de cela, l’envoi de factures en ligne ou tout autre document d’entreprise permet d’avoir la marque du tampon numérique en bas de page sans avoir à utiliser un scanner.
